Strategi Efisiensi Biaya Logistik untuk Memenangkan Persaingan
Ilustrasi: Istimewa
Oleh: Dr. Dayan Hakim NS*
Biaya logistik di Indonesia masih tergolong tinggi, sekitar 14,29% dari Produk Domestik Bruto (PDB). Ini lebih tinggi dibandingkan negara-negara lain di ASEAN yang rata-rata sekitar 14%. Biaya logistik yang tinggi di Indonesia dipengaruhi oleh beberapa faktor, pertama adalah Infrastruktur yang Belum Terintegrasi. Dalam hal ini banyak pelabuhan dan jalan yang belum terintegrasi dengan kawasan industri, sehingga biaya transportasi menjadi lebih tinggi. Permasalahan kedua adalah Kapasitas Transportasi dimana kapal yang tua dan tidak memadai, lamban dan boros bahan bakar serta kurangnya muatan kapal juga menyebabkan biaya transportasi menjadi lebih mahal. Permasalahan ketiga adalah tingginya Biaya Layanan Pelabuhan. Biaya layanan Pelabuhan disini termasuk biaya angkutan kapal, juga berkontribusi pada tingginya biaya logistik. Untuk dapat Menyusun strategi efisiensi biaya logistic kita harus memahami struktur biaya logistic terlebih dahulu.
Biaya logistik mencakup semua biaya yang terkait dengan pemindahan produk, termasuk biaya yang dikeluarkan selama pengadaan bahan baku, pengiriman pesanan klien, dan semua langkah di antaranya. Biaya ini mencakup berbagai aspek yang diperlukan untuk memastikan barang dapat dikirimkan dengan tepat waktu, dalam kondisi baik, dan sesuai kebutuhan pelanggan. Perusahaan yang dapat melakukan efisiensi biaya logistic akan dapat memenangkan persaingan pasar dan meningkatkan kinerja keuangan Perusahaan. Langkah yang diambil harus sesuai dengan struktur biaya logistic yang dikeluarkan sehingga strategi efisiensi dapat tepat sasaran pada permasalahan biaya dan tidak berdampak pada penurunan kualitas layanan.
Beberapa biaya logistik yang umumnya ada di Perusahaan, pertama adalah biaya pengadaan. Biaya Pengadaan mencakup pengeluaran untuk membeli bahan baku dan input lainnya yang diperlukan untuk produksi. Proses pengadaan yang tidak efisien dapat meningkatkan biaya logistik. Contohnya, ketika bahan baku tidak tersedia sesuai jadwal, perusahaan mungkin harus membeli bahan baku dari pemasok lain dengan harga yang lebih tinggi atau melakukan pengadaan darurat, yang tentu saja akan meningkatkan biaya.
Yang kedua adalah biaya inventaris yakni pengeluaran untuk penyimpanan produk, termasuk jasa sewa Gudang, asuransi, dan pemeliharaan fasilitas penyimpanan. Ketika manajemen inventaris buruk, maka biaya logistic akan ikut meningkat. Contoh, Ketika terjadi overstock, perusahaan harus menyimpan stock tersebut lebih lama. Sehingga menambah biaya penyimpanan, seperti biaya gudang, asuransi, dan perawatan barang. Biaya ketiga adalah packaging atau biaya pengemasan, yakni pengeluaran untuk pengemasan yang aman, khususnya untuk produk yang rapuh atau pengiriman jarak jauh. Penting untuk mencari metode pengemasan barang dengan tepat, sebab proses pengemasan barang yang berlebihan seperti terlalu banyak plastik akan meningkatkan biaya dan merusak citra brand terkait isu lingkungan.
Yang keempat adalah biaya transportasi atau jasa angkut barang adalah salah satu komponen biaya logistik terbesar. Biaya ini mencakup bahan bakar, tol, upah pengemudi, serta biaya perawatan kendaraan. Perencanaan transportasi yang tidak efisien akan menimbulkan banyak pemborosan. Contohnya, perencanaan rute pengiriman yang tidak efisien berpotensi menambah jumlah jarak tempuh dan konsumsi bahan bakar yang tidak perlu. Yang kelima adalah biaya pajak yang merupakan biaya yang dikeluarkan untuk membayar pajak di seluruh proses logistik. Tanpa perencanaan pajak yang matang, biaya ini dapat meningkat secara signifikan. Kesalahan seperti salah klasifikasi barang, pengabaian insentif pajak, atau kurangnya pemahaman terhadap peraturan pajak lokal dan internasional dapat menyebabkan denda atau penalti, terlewatkan insentif pajak atau kebijakan khusus
Yang keenam adalah biaya Investasi Teknologi, yakni biaya yang dikeluarkan untuk pemanfaatan teknologi seperti Transport Management System (TMS), Warehouse Management System (WMS), dan lainnya merupakan komponen biaya yang signifikan. Pilihan antara melakukan investasi dengan menyewa merupakan faktor penting dalam pos biaya ini. Memilih teknologi yang tidak tepat, alih-alih mendorong efisiensi proses, justru dapat menyebabkan pemborosan. Contohnya, beberapa teknologi menawarkan fitur canggih yang mungkin tidak relevan dengan skala atau jenis operasi perusahaan. Membayar untuk fitur-fitur tersebut tanpa memanfaatkannya secara maksimal hanya akan menambah biaya tanpa memberikan manfaat yang setara.
Yang terakhir adalah biaya tenaga kerja, yakni semua biaya seperti gaji, tunjangan, honor dan biaya pelatihan tenaga kerja yang terlibat dalam proses logistik seperti staf Gudang, tallyman, transport planner dan lainnya. Pengelolaan tenaga kerja yang tidak tepat juga dapat meningkatkan biaya logistik. Contohnya, perhitungan kebutuhan tenaga kerja yang berlebih dapat menambah biaya upah yang tidak perlu.
Disamping biaya tersebut diatas, terdapat juga komponen biaya logistic lain-lain yang secara prosentase cukup besar dalam mempengaruhi perhitungan biaya logistic. Biaya logistik lain-lain (other logistics costs) merujuk pada berbagai pengeluaran yang tidak termasuk dalam biaya transportasi atau biaya gudang, tetapi tetap penting untuk proses logistik. Biaya logistic lain-lain merupakan biaya yang timbul akibat adanya kegiatan tersebut tanpa menimbang volume angkutan yang dilayani.
Beberapa contoh biaya logistik lain-lain antara lain Biaya administrasi, yakni biaya yang dikeluarkan untuk proses administratif seperti perizinan, pengurusan dokumen, dan biaya administrasi lainnya. Yang kedua Biaya pengolahan pesanan yakni biaya yang dikeluarkan untuk proses seperti penerimaan pesanan, validasi pesanan, dan pemenuhan pesanan. Berikutnya adalah Biaya asuransi yakni biaya yang dikeluarkan untuk melindungi barang selama proses transportasi dan penyimpanan dari risiko kerusakan atau kehilangan. Selanjutnya adalah Biaya pengemasan yakni biaya yang dikeluarkan untuk bahan dan tenaga kerja yang terkait dengan pengemasan barang, seperti karton, label, dan biaya tenaga kerja pengemasan.
Yang kelima adalah Biaya bea cukai yakni biaya yang dikeluarkan untuk proses impor atau ekspor, termasuk pajak dan biaya administrasi. Berikutnya Biaya tenaga kerja tambahan yakni biaya yang dikeluarkan untuk lembur, upah hari libur, dan asuransi tenaga kerja yang terlibat dalam proses logistik. Selanjutnya adalah Biaya teknologi dan system yakni biaya yang dikeluarkan untuk perangkat lunak, perangkat keras, dan infrastruktur teknologi yang mendukung proses logistik.
Yang kedelapan adalah Biaya pengelolaan persediaan yakni biaya yang dikeluarkan untuk manajemen persediaan yang tidak efisien, seperti biaya penyimpanan barang yang berlebihan atau biaya pemindahan barang yang tidak perlu. Berikutnya Biaya retur yakni biaya yang dikeluarkan untuk proses retur barang dari pelanggan. Yang terakhir adalah Biaya lain-lain yakni biaya yang tidak termasuk dalam kategori di atas, tetapi tetap terkait dengan proses logistik.
Terkadang biaya logistic utama sudah tidak dapat ditekan karena dipengaruhi oleh pihak luar. Tarif yang dikenakan tidak dapat ditekan lagi karena regulasi pemerintah ataupun kondisi perekonomian setempat. Namun tidak demikian halnya dengan biaya logistic lain-lain. Pengelolaan logistic yang baik dapat menekan biaya logistic lain-lain sehingga total biaya logistic menjadi lebih efisien. Manfaat memahami dan mengelola biaya logistik lain-lain antara lain dapat digunakan untuk mengidentifikasi inefisiensi. Dengan memahami ke mana setiap biaya logistik lain-lain digunakan, perusahaan dapat mengidentifikasi potensi inefisiensi dalam proses logistik. Manfaat kedua adalah mengoptimalkan strategi penghematan biaya dimana pemahaman yang baik tentang biaya logistik lain-lain dapat membantu perusahaan untuk merancang strategi penghematan biaya yang lebih efektif. Langkah efisiensi dapat tepat sasaran pada permasalahan biaya dan tidak berdampak pada penurunan kualitas layanan
Manfaat berikutnya adalah meningkatkan efisiensi operasional, yakni dengan mengoptimalkan biaya logistik lain-lain, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan. Dari situ kita dapat meningkatkan margin keuntungan dengan mengontrol biaya logistik lain-lain, perusahaan dapat meningkatkan margin keuntungan.
Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengidentifikasi elemen biaya logistik lain-lain secara rinci serta menghematnya untuk meningkatkan efisiensi operasional. Berikut langkah-langkah praktis yang dapat membantu perusahaan Anda menghemat biaya logistik, mulai dari analisis biaya hingga optimalisasi teknologi dan pengembangan tenaga kerja.
Yang pertama harus dilakukan adalah secara rutin melakukan Analisis Biaya Berkala dengan melakukan Identifikasi biaya tetap dan variabel dalam logistik untuk menemukan area penghematan yang potensial. Berikutnya Optimalkan Pengelolaan Inventaris dengan menggunakan sistem manajemen inventaris untuk mengurangi overstock atau kekurangan barang. Ini akan membantu mengurangi biaya sewa gudang dan kerugian karena barang kadaluarsa. Selanjutnya Gunakan Teknologi untuk Otomatisasi. Otomatisasi proses repetitif dapat mempercepat pekerjaan, dan mengurangi kesalahan. Teknologi ini juga dapat mengurangi biaya tenaga kerja dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Untuk itu perlu dipilih Teknologi yang Tepat. Penting untuk memilih teknologi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan agar dapat mengoptimalkan proses logistik serta memberikan return on investment (ROI) yang maksimal.
Yang kelima adalah melakukan Negosiasi Tarif Transportasi dengan menjalin hubungan baik dengan penyedia layanan transportasi agar mempermudah negosiasi tarif pengiriman. Selanjutnya lakukan Perencanaan Pajak yang Tepat. Ketahui dan hitung seluruh pajak yang akan muncul dalam seluruh proses logistik untuk membuat perencanaan pajak yang baik. Jangan lupa manfaatkan insentif serta pembebasan pajak yang tersedia. Terakhir adalah melakukan Pelatihan dan Pengembangan Tenaga Kerja dengan menyediakan pelatihan yang tepat bagi tenaga kerja logistik Anda untuk meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya akibat kesalahan operasional.
Manajemen biaya logistik yang baik adalah kunci untuk mencapai efisiensi operasional dan keuntungan maksimal. Dengan memahami jenis-jenis biaya logistik dan menerapkan strategi yang tepat untuk menghematnya, perusahaan dapat meminimalkan pengeluaran dan meningkatkan daya saing di pasar. []
*Penulis adalah Pelaku bisnis logistik dan Dosen MM Universitas Jayabaya
